Как вести себя при проверке организации?

Для большинства компаний проверка – болезненное мероприятие. Несмотря на то, что многие руководители ознакомлены со своими правами, проверяющие часто застают бизнесменов врасплох. Расскажем, как вести себя при проверке, чтобы сберечь не только нервы, но и деньги.

Как вести себя при проверке

Как ни банально, но выражение персонажа из советского мультфильма «Спокойствие, только спокойствие!», как нельзя лучше отражает первоначальный настрой для сотрудников проверяемой компании. Именно ровный и трезвый подход к этой ситуации поможет уберечь вас от резких движений и серьезных ошибок.

Правило № 1. «Мой дом – моя крепость».

К проверке организации должен готовиться не только руководитель компании, но и ключевые сотрудники, с которыми проверяющий будет общаться, и даже рядовые сотрудники. Важен общий настрой всего коллектива.

Поскольку в начале проверки важным является момент уведомления руководителя компании о начале проверки, а в процессе проверяющему важно получать информацию непосредственно от руководителя, имеет смысл позаботиться о создании нескольких барьеров безопасности. Пересечение каждого барьера дает время для подготовки.

К таковым можно отнести:

  • контроль въезда-выезда автотранспорта на прилегающей территории;
  • контрольно-пропускной режим в офисе;
  • наличие постовой охраны;
  • система видеонаблюдения в офисе и по периметру здания;
  • видеодомофон на входе в офис;
  • ограничение прямого входа в кабинет руководителя через приемную и регистрацию у секретаря;
  • кодовые или электронные замки на входе в бухгалтерию и в кассу предприятия
  • и т.д.

Правило № 2. Нейтрально-добродушное отношение к проверяющему

В этом моменте важно сохранить нейтральность в отношении к проверяющему, это поможет снять эмоциональное напряжение. Как следствие, это поможет сотрудникам избежать ошибок и перенапряжения.

Помните! Проверяющий – простой человек, выполняющий свою работу.

Конечно, он для вас не родственник и не друг, панибратство здесь неуместно. Агрессивное отношение лишь привлечет излишнее внимание и вам самим помешает контролировать ситуацию. А вот спокойная добродушная беседа позволит вам выяснить истинную причину проверки и поможет спланировать дальнейшую подготовку.

Важно! Никогда не применяйте к проверяющему силовых методов воздействия! Применение насилия в отношении представителя власти согласно ст. 318 Уголовного Кодекса РФ повлечет ответственность вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет.

Правило № 3. Проверить полномочия проверяющего

При первой встрече с проверяющим необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также зафиксировать его фамилию, имя и отчество, № удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее. Эта информация позволит вам определить проверяющий орган и пригодится для дальнейшего оспаривания действий его сотрудника.

Зачастую проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки. Это касается налоговых органов, УФАС РФ, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, МЧС. Поэтому необходимо проверить данные явившегося уполномоченного представителя с этим документом. Такая бдительность заставит проверяющего понять, что вы ознакомлены со своими правами и будете тщательно контролировать процедуру проверки.

Правило № 4. Видео- и аудиофиксация

Поскольку видео- и аудио-съемка в помещении компании не запрещена, то при проведении мероприятий остановить вас в использовании фотоаппарата иди видеокамеры проверяющий не вправе. Более того, проверяющие сами нередко прибегают к таким средствам фиксации. Фиксация поможет в процессе обжалования действий проверяющего, а также позволит избежать явных правонарушений и случаев превышения им служебных полномочий.

Подготовка исковых заявлений со скидкой!

Весь июнь скидка 20% на подготовку исковых заявлений по гражданским спорам для граждан!

Правило № 5. Общение с проверяющим

Проверяющие любят задавать наводящие вопросы для получения нужной им информацию. Многие из них прошли специальные курсы для овладения этим навыком. Отличным источником нужно проверяющему информации являются рядовые сотрудники компании. Сами того не подозревая, они делятся своими мыслями и догадками, и тем самым усугубляют ситуацию. Любая, вроде незатейливая, беседа с проверяющим может дорого обойтись работодателю.

Важно, чтобы каждый сотрудник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный офис-менеджер в силу исполняемой трудовой функции не должны знать о том, по какой цене компания приобрела автомобиль. И даже если он догадывается, то лучше пусть ответит, что это не входит в его должностные обязанности.

Поэтому следует заблаговременно провести беседу с работниками на предмет порядка общения с проверяющим, провести аудит должностных инструкции сотрудников.

Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ.

Правило № 6. Отвечать только на письменные запросы

Все документы предоставлять только по письменному запросу проверяющего с составлением акта приема-передачи или перечислением передаваемых документов в письменном ответе. Список всех передаваемых документов должен содержать указание количества страниц и указание того, передаются подлинники или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и проверяющим. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Важно! Подлинники документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 Налогового кодекса РФ). При этом вы получаете на руки копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа. Такое же правило для работников полиции указано в ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности».

Помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения. При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» большой объем сведений, например, клиентскую базу.

Правило № 7. Выявляем и обжалуем

Порядок и условия проведения проверок организаций отличаются в зависимости от типа проверок: плановые, внеплановые, выездные, документарные, а также от проверяющего органа и обстоятельств дела.

Важно! Проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в текущем году можете в Едином реестре плановых проверок.

Сложнее подготовиться к внеплановым выездные проверкам в силу их срочно и непредсказуемости. В отношении некоторых внеплановых выездных проверок проверка должна быть согласована с органом прокуратуры, поэтому необходимо проверить получение данного согласования проверяющим.

Проверка организации должна относиться к полномочиям проверяющего органа и сам проверяющий не должен выходить за пределы своих полномочий и правил проведения конкретного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. То есть, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы включительно.

О внеплановой выездной проверке вас должны уведомить не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако помните, что налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа (протокола или акта). Этот документы очень важен и не спешите его подписывать до того, как все прочтете и будете уверены в правильности отражения хода проверки. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона и в итоговом документе содержатся недостоверные сведения, сделайте об этом запись. Помните, что лучше подписание с полным изложением всех нарушений в ходе проверки и ваших несогласий поможет вам при оспаривании результатов проверки.

После подписания следует незамедлительно обжаловать акт в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 8. Юридическая поддержка

Наше законодательство в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено. Оно включает в себя отдельный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)», кодексы, например, Налоговый кодекс РФ, и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале проверки организации, такие как: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск сроков предъявления возражений и проч., зачастую неисправимы в дальнейшем. Поэтому важно привлечь грамотного юриста уже в самом начале проверки. Кроме того, юридическое сопровождение проверки организации поможет сдержать натиск проверяющего и создаст правильный эмоциональный настрой в компании.

запись
Есть вопросы? Позвоните или закажите обратный звонок!